文書管理は難しい
2018年04月05日
防衛省の日報問題で、「イラクの日報は存在しない」と陸上自衛隊が発表していたものが、昨年3月には確認されていたことが報告され、また国会で問題になりそうです。多分野党は、この問題で国会を揺さぶり審議の引き延ばし作戦を展開してくるかもしれません。
なぜこうも、日報や文書管理が杜撰(ずさん)なのか本当に不思議でしようがありませんが、背景には国民にはあまり知らしめなくてよい、という意識が存在しているのかもしれません。
しかしそれとは別に、文書をきちんと整理し、保管しておくというのは難しいものです。一時期「整理学」という本が人気を博したことがありましたが、自分の身の回りを見ても全く文書が整理されていません。
一日最低でも2件、多い時は７件くらいの各省庁からのレクチャーがあります。いずれも紙の資料で説明を受けます。終わったら机の上に積み上げます。そのうち積み上がった資料は膨大になるだけです。私の机の周りは資料だらけ。一応必要と思われるものは別に保管しますが、ほとんどは、資料に囲まれ、何がどこにあるかわからない状態です。必要になったらまた、同じ資料を役所に要求するという状況です。自分自身の「整理学」が全くできていません。
ペーパーレスの時代。そもそもこんなに紙を使う必要があるのか、とも思いますが、ともかく伝達の手段はやはり言葉と、後々残るペーパーになります。役所の公文書管理はしっかりしてもらわなくてはなりませんが、まず「隗より始めよ」で自らの身の回りからの整理をしていかなくてはなりません。しかし、言うは易く行うは難し、これが出来ないんだなあ。